séminaire d'entreprise

ORGANISER UN SÉMINAIRE D’ENTREPRISE

Un séminaire d’entreprise correspond à un événement professionnel qui rassemble les équipes autour de différentes activités. Au cours d’un séminaire, les employés et managers sont invités à travailler sur un ou plusieurs projets communs et à partager des moments de convivialité. L’organisation d’un séminaire d’entreprise demande du temps et de l’expertise. De nombreux paramètres entrent en jeu pour sélectionner la ville, le lieu ainsi que les activités et animations qui seront proposées. Il est essentiel de déterminer, en amont, un certain nombre d’éléments qui vont permettre de définir le type de séminaire d’entreprise que vous souhaitez organiser ainsi que les animations que vous souhaitez proposer aux participants.

1- Déterminer les objectifs du séminaire

Afin de proposer, à vos collaborateurs, partenaires ou clients, un séminaire en adéquation avec vos valeurs et le message que vous souhaitez faire passer, il est important de définir les objectifs du séminaire. Vous devrez répondre à certaines questions pour l’organisation de votre séminaire d’entreprise : Pourquoi organisez-vous un séminaire (renforcer la culture d’entreprise, faciliter la communication entre les collaborateurs, présenter la stratégie de l’entreprise, célébrer le lancement d’un produit…) ? À qui est-il destiné (clients, partenaires, collaborateurs…) ? Une fois que vous aurez défini les objectifs et la cible de votre séminaire d’entreprise, vous pourrez commencer à faire des choix opérationnels et stratégiques pour l’événement.

2- Définir un budget

Le budget est une question centrale, lors de l’organisation de séminaires d’entreprise, qui conditionne différents éléments. Il doit être défini en fonction des objectifs du séminaire, de votre cible ainsi que du type de séminaire que vous souhaitez organiser, de son format et du thème que vous désirez. Selon le nombre de participants et la durée du séminaire, le budget varie. En fonction de votre enveloppe budgétaire, nous pourrons vous accompagner sur votre projet de A à Z en fonction de vos attentes et de vos ressources.

3- Choisir la date et le lieu

La date du séminaire est un choix primordial dans l’organisation d’un séminaire. Privilégiez une date hors week-ends, ponts, vacances scolaires et jours d’événements particuliers pour vous assurer que la majorité de vos participants seront disponibles. Vous devrez prévoir la date de votre événement plusieurs mois à l’avance afin d’avoir le temps de tout organiser. Plus vous vous y prendrez à l’avance, plus le champ des possibles sera large en termes d’infrastructures et de possibilités pour réaliser des achats négociés.

Vous devrez également définir le lieu de votre événement. Il existe différents lieux de séminaire qui conviendront parfaitement pour un événement professionnel. Que vous souhaitiez qu’il se déroule sur une journée ou sur plusieurs jours avec nuitées, à proximité de vos locaux ou dans un cadre dépaysant pour un séminaire à l’étranger qui marquera les esprits, vous avez le choix. Vous devrez prévoir l’hébergement, le transport et les repas des participants s’ils sont invités à passer une nuit sur place. Pour choisir le lieu, prenez en compte différents éléments comme : l’accessibilité, la capacité d’accueil, la disposition des espaces… mais également vos besoins (salles de réunion, matériel technique son et vidéo…). Il faudra aussi se poser la question des activités proposés pendant le séminaire et se demander si un séminaire résidentiel peut être une option intéressante par son côté pratique.

4- Le programme du séminaire d’entreprise

Vous allez devoir prévoir des activités, temps de parole et de détente ainsi qu’une animation de séminaire d’entreprise. Le programme de l’événement est donc une étape très importante. Vous devrez préciser les heures des éventuelles conférences et activités, les temps de pause… Prévoyez toujours large en cas de retard ainsi que des solutions de repli dans le cas où une activité ne pourrait être assurée ou si un conférencier tombe malade par exemple.

Afin d’organiser un événement qui vous ressemble, définissez un thème et un univers autour duquel vous allez prévoir les activités et animations de la journée. La définition de vos objectifs et le choix du lieu de l’événement vous permettront également d’orienter vos recherches quant au programme de l’événement. Incentive, activités de team building, conférences, ateliers de travail, soirées… différents choix s’offrent à vous pour proposer à vos participants des animations classiques ou plus originales.

Les différents types de séminaires

Il existe différents types de séminaires d’entreprise qui correspondent à des objectifs bien précis. Si vous souhaitez intégrer de nouvelles recrues ou bien mettre en place de nouveaux process dans l’entreprise, organisez un séminaire d’intégration ou de formation. Afin de créer des liens entre les salariés, misez sur un séminaire team building. Réservés aux managers, les séminaires de management permettent de faire le point et d’adopter les bonnes pratiques dans les équipes.

Il est important d’organiser un séminaire d’entreprise original qui reflète l’état d’esprit et les valeurs de la société. Épatez vos équipes et faites-leur vivre un moment inoubliable qui renforcera leur sentiment d’appartenance.

5- Communiquer en amont et en aval

Mettre en place un plan de communication est indispensable lorsque vous organisez un événement. Vous devrez prévenir les participants suffisamment à l’avance et leur communiquer les informations nécessaires au bon déroulement de l’événement : tenue, horaires…

L’organisation d’un séminaire professionnel s’articule en plusieurs étapes, avant, pendant et après l’événement. Après l’événement, vous pourrez recueillir les avis et les retours des participants afin de prévoir des améliorations pour les futurs événements. Vous pourrez également prendre contact avec les participants pour les remercier et leur transmettre les photos prises lors du séminaire.

Vous ne savez pas comment organiser un séminaire ? Notre agence se charge d’organiser votre séminaire d’entreprise sur-mesure de A à Z. L’organisation d’un séminaire demande, en effet, une grande préparation et un travail de longue haleine : recherche des prestataires (offre de restauration, animation…), visite des salles, rétroplanning… Grâce à notre expérience acquise dans l’organisation de séminaires professionnels, nous pouvons vous proposer une solution adaptée à vos envies et vos objectifs.