06 23 12 01 32
Vous souhaitez organiser un événement à la fois en présentiel et à distance pour votre entreprise ? L’événement phygital est la solution idéale pour maintenir la cohésion d’équipe, assurer les communications avec ses collaborateurs et informer ses clients. Notre agence s’occupe de l’intégralité de l’organisation de votre événement hybride grâce à une équipe de professionnels et de prestataires de choix.
Qu’est-ce qu’un événement phygital, aussi appelé événement hybride ?
Apparu en 2013, le terme “phygital” est la contraction des mots “physique” et “digital”. Il s’agit d’un terme initialement présent dans le secteur du marketing qui s’est développé dans de nombreux domaines dont celui de l’événementiel. Mélange subtil entre physique et digital, l’événement phygital rassemble deux types d’audience : la première assiste à l’événement sur place, la seconde y participe par le biais d’une plateforme digitale spécialement conçue pour diffuser ledit événement. Un événement hybride – autre nom donné à l’événement phygital – se déroule donc dans un lieu physique dans lequel se trouvent des intervenants et plusieurs participants et est diffusé simultanément en ligne afin que d’autres personnes puissent y assister. Il s’agit à la fois d’une rencontre physique et d’une expérience digitale. Les types de manifestations hybrides sont multiples :
- séminaire d’entreprise hybride ou phygital
- conférence hybride ou phygitale
- congrès hybride ou phygital
- colloque hybride ou phygital
- symposium hybride ou phygital
- team building hybride ou phygital
Les avantages d’un événement phygital
Augmentation du nombre de participants
Les événements hybrides ont l’avantage de toucher une plus large audience, car ils ne sont pas limités par la capacité d’accueil de la salle ou par la zone géographique. De cette façon, les personnes n’habitant pas dans la région – voire le pays – de l’événement peuvent participer à distance. Il s’agit d’une alternative intéressante pour attirer un grand nombre de participants et battre même un record d’affluence. Avec un événement phygital, il est possible de rassembler des personnes venant des quatre coins du monde !
Meilleur engagement
En organisant un événement phygital, vous faites intervenir vos invités en quelques clics seulement. Vous partagez par exemple votre écran aux participants pour leur montrer un site web ou leur expliquer le fonctionnement d’une application. De cette manière, l’événement hybride redistribue les cartes en modifiant les interactions entre un orateur et son public.
De plus, les partenaires présents à l’événement peuvent commenter la conférence et poser leurs questions directement en ligne. Ils peuvent également être amenés à voter pour les meilleures questions pour faire gagner du temps aux organisateurs. L’intervenant n’aura plus qu’à répondre aux interrogations les plus pertinentes du public.
Finalement, l’engagement du public est renforcé après l’événement phygital, car les invités peuvent la plupart du temps visionner l’événement en replay lorsque cela est envisageable. En agissant de la sorte, votre événement et votre entreprise restent longtemps dans l’esprit des participants.
Protection des employés et intervenants
Même si le virus du Covid-19 ne cesse de reculer, il est nécessaire de rester prudent vis-à-vis d’autrui. Le secteur de l’événementiel étant toujours contraint à des restrictions sanitaires (nombre limité de participants, distanciation, pass vaccinal…), les événements phygitaux sont une excellente alternative pour continuer à organiser des événements avec du public en toute sécurité.
Impact positif pour la planète
En limitant le nombre de participants sur place le jour J, vous réduisez l’empreinte carbone de l’événement. En d’autres termes, vos invités virtuels n’ayant pas besoin de se déplacer, vous réalisez un beau geste pour la planète. Pour les entreprises qui veillent à respecter leur politique RSE, il s’agit d’un atout non négligeable.
Nos conseils pour l’organisation d’un événement hybride
L’utilisation d’un matériel digital de qualité
Hors de question de retransmettre une qualité d’image médiocre ou d’être confronté à des bugs à répétition ! Pour que votre événement phygital soit une parfaite réussite, vous devez nécessairement vous équiper d’un matériel professionnel de qualité. Pour cette raison, notre agence met à votre disposition un studio d’enregistrement équipé d’un plateau TV amovible, de caméras, d’une sonorisation et de jeux de lumière. Nous installons également le streaming sur un serveur dédié où seules les personnes ayant le mot de passe sont autorisées à se connecter sur la page. Notre régie technique est présente sur site pour le montage et le démontage du matériel, la réalisation des tests et l’intervention le jour de l’événement. Tout est mis en œuvre pour que vos invités participent à votre événement hybride dans les meilleures conditions possibles.
L’originalité au service de votre événement
Lors d’un événement, il n’est pas toujours facile de maintenir l’attention de son audience, d’autant plus à distance. Regarder une notification sur son téléphone, surfer sur un site web, réfléchir à sa liste de courses… Toutes ces distractions humaines peuvent arriver chez les participants de votre séminaire hybride. C’est pourquoi vous devez redoubler d’efforts pour l’organisation de votre événement phygital.
Vous devez principalement prêter attention au contenu que vous diffuserez. Ainsi, veillez à produire des vidéos, des infographies ou des slides percutants. Privilégiez des formats courts et visuels qui ont plus d’impact sur le public. Le choix du présentateur n’est pas non plus à prendre à la légère. Il a un rôle essentiel pour rendre l’événement dynamique et intéressant. Grâce à nos experts en communication et en événementiel, notre agence vous accompagne pour créer un événement phygital original à la hauteur de vos attentes. Nous pouvons par exemple développer des applications interactives pour smartphones selon une charte graphique définie qui permettent à vos participants d’interagir directement lors de l’événement.
Le recours aux professionnels
À l’instar des événements classiques, les événements hybrides ne s’improvisent pas. Pour réussir à la perfection un séminaire, un team building ou un colloque, le plus simple est de faire appel à des professionnels de l’organisation d’événements comme notre agence.
Nous sommes à l’écoute des attentes de nos clients et vous promettons de vous accompagner dans votre projet d’événement hybride qu’il soit destiné à 2 ou à 1000 personnes. Si vous souhaitez un devis gratuit, remplissez le formulaire en ligne, appelez-nous au 06 23 12 01 32 ou contactez-nous par mail contact@smile-evenements.fr.