ORGANISER UNE CONVENTION D’ENTREPRISE

Une convention d’entreprise est un événement organisé de manière régulière, souvent annuellement, qui permet la réunion des acteurs d’une même entreprise (employés, direction et parfois même partenaires et clients). Elle permet par exemple de présenter des résultats, mais également de motiver les équipes dans un objectif commun. La convention est un outil plus qu’intéressant pour la communication interne dans votre entreprise. En renforçant la culture d’entreprise et le sentiment d’appartenance, l’organisation d’une convention d’entreprise offre un cadre idéal pour initier des échanges constructifs.

Pourquoi organiser une convention ?

L’objet d’une convention est de communiquer un message auprès des salariés, prestataires et partenaires. Dans le cas d’une entreprise en pleine évolution, cette démarche a pour objectif d’assurer une cohésion entre les différentes actions des équipes. Il s’agit d’être certain que chacun suive l’objectif de la société pour en permettre la réussite. La réunion de tous les membres d’une entreprise est parfois essentielle, notamment en cas de changement de stratégie. Une convention est également le meilleur moment pour qu’interviennent les représentants des différentes équipes afin de présenter aux autres leurs réalisations et résultats.
Cette démarche est essentielle pour créer un environnement de travail collaboratif et stimulant. Une convention dispose alors d’une réelle ligne éditoriale. Son cahier des charges est le reflet des objectifs de l’entreprise. Elle s’articule autour d’une succession d’exposés et de discours des différents intervenants.

L’organisation d’une convention : les étapes clés

Étape 1 : Définir l’objectif

La première étape fondamentale dans l’organisation de votre convention d’entreprise est de définir clairement l’objectif de cet événement. Souhaitez-vous lancer un nouveau produit, une nouvelle stratégie ou remercier pour les bons chiffres obtenus ? En identifiant le but principal, vous serez en mesure de structurer le programme, de mobiliser les bons intervenants et de définir les indicateurs de succès adaptés.

Étape 2 : Définir le budget

Une fois l’objectif de votre convention établi, il est crucial de définir un budget réaliste qui englobe tous les aspects de l’événement. Cela inclut la location du lieu, la logistique, la restauration, les intervenants, le matériel technique ainsi que les activités annexes. Un budget bien planifié vous permettra d’optimiser les ressources disponibles et de garantir une répartition équilibrée des coûts, tout en laissant une marge pour les imprévus.

Étape 3 : Définir le lieu et la date

Le choix du lieu et de la date de votre convention d’entreprise revêt une importance capitale. Optez pour un emplacement facilement accessible pour l’ensemble de vos participants, que ce soit au cœur d’une grande ville pour son dynamisme, ou en périphérie pour bénéficier d’un cadre plus apaisant. La date devra quant à elle tenir compte des impératifs liés à votre secteur d’activité ainsi que de la disponibilité des participants. Un lieu et un timing bien choisis contribueront à maximiser la participation et l’impact de votre convention.

Étape 4 : Trouver une activité

Intégrer une activité au programme de votre convention d’entreprise peut enrichir l’expérience globale des participants. Qu’il s’agisse d’ateliers pratiques, de conférences inspirantes ou de sessions de team building, choisir des activités en phase avec l’objectif défini renforce la cohésion et encourage l’interaction entre les participants. Les activités doivent non seulement divertir, mais aussi soutenir les messages principaux de votre convention, offrant ainsi à vos invités l’opportunité de s’impliquer activement.

L’animation de votre convention d’affaires

Pour créer une convention efficace qui marquera les esprits et atteindra ses objectifs, une animation dynamique est la clé ! Une convention bloque un ou plusieurs jours travaillés durant lesquels l’entreprise est en sommeil. Il est essentiel que les participants ne ressentent pas la convention comme une contrainte, mais plutôt comme une opportunité. Il est donc important qu’elle se déroule de manière fluide à travers son organisation et son animation.
Pour rendre la convention plus agréable, il est judicieux de proposer des animations qui détendront l’atmosphère. Elles permettent de capter l’attention de l’auditoire. Ce sont des outils qui améliorent l’adhésion des participants à votre message.
Pour une touche personnalisée qui donnera du pep’s à vos présentations, nous organisons des conventions à thématiques pour une articulation fluide et dynamique entre chaque exposé. Avec nous, vous pourrez aller plus loin que les conférences traditionnelles en proposant à votre auditoire une mise en scène convaincante. Vous l’aurez compris, Smile Evénements intervient sur vos conventions pour qu’il y ait aussi du spectacle, de l’animation, et pourquoi pas du rire !

Réussir l’organisation de votre convention d’entreprise

Nous vous proposons un accompagnement personnalisé pour faire de votre convention un moment plus qu’attendu par les participants.
L’agence s’occupe de gérer les différentes problématiques de logistiques. Du choix du lieu jusqu’aux transports et transferts. Dans le cas des entreprises ne disposant pas des locaux nécessaires ou si les participants viennent de loin, nous nous chargeons de trouver et de négocier pour vous les transports et l’hébergement des participants.
Nous prenons bien sûr en charge l’accueil et la restauration lors de la convention. Nous vous proposons différents types de prestations de restauration. Petit-déjeuner d’arrivée, repas assis ou cocktail ? Ces moments conviviaux sont les petits plus qui ne feront que renforcer l’esprit de groupe. Des moments d’échanges informels durant lesquels la Direction pourra féliciter les personnes méritantes et les encourager à continuer leurs efforts.