Choisir un hôtel pour un séminaire d’entreprise

Un séminaire est un événement privilégié pour réunir ses collaborateurs. L’objectif étant de renforcer la cohésion du groupe et l’esprit d’équipe. Vous pouvez organiser un séminaire d’entreprise dans différents lieux en France comme à l’étranger. Combinant les moments de partage et d’échanges autour d’un projet de travail ainsi que les instants de détentes et de loisirs, le séminaire est un événement au cœur de la vie de l’entreprise. Organiser un séminaire dans un hôtel offre de nombreux avantages en termes de logistique. Plusieurs critères sont à prendre en compte pour faire le bon choix de l’hôtel pour votre séminaire et trouver le cadre rêvé.

Comment choisir un hôtel pour un séminaire ?

Vous avez décidé d’organiser un séminaire dans un hôtel ? Vous êtes à la recherche de l’endroit idéal pour préparer votre séminaire d’entreprise ? Certains critères de choix sont essentiels. Que vous décidiez de trouver un lieu par vos propres moyens ou de confier cette tâche à un Venue Finder, vous devrez définir, en amont, vos besoins et vos contraintes.

1) Le lieu

L’emplacement de l’hôtel est sans doute le critère numéro 1 à définir lors de l’organisation d’un séminaire d’entreprise dans un hôtel. En effet, vous devrez vous assurer que ce dernier soit facilement accessible à vos collaborateurs (moyens de transport, accès handicapés) et qu’il se situe à proximité des centres d’activités que vous avez choisis. Peut-être préférerez-vous loger dans le centre-ville pour profiter des commodités ou bien vous éloigner pour plus de calme.

2) La qualité de service

Vous devez définir le niveau de service que vous attendez. Le choix de l’hôtel dépend également de vos attentes en ce qui concerne les infrastructures, la capacité d’accueil et la qualité des services proposés : chambres, salles de conférence, restaurant… Un séminaire dans un hôtel se déroule, généralement, sur 2 à 3 jours, vous devrez donc vous assurer que l’établissement dispose bien des équipements dont vous avez besoin et qu’ils répondent à vos exigences. Il peut être intéressant, par ailleurs, de choisir un hôtel proposant un centre d’affaires pour que vos collaborateurs puissent continuer de travailler sereinement, une salle de sport ou un Spa pour leur permettre de se détendre après la journée ou encore un restaurant pour le déjeuner, le dîner ou bien pour organiser un cocktail.

3) La salle de réunion

Une séance de travail en groupe, un discours… sera inévitablement au programme de votre séminaire. C’est pour cela que la salle de réunion, ou les salles de réunions si plusieurs sont nécessaires, présentes dans l’hôtel doivent répondre à certains critères bien précis : espace disponible pour accueillir les participants, disposition des tables et chaises, équipements (prises, Wifi, rétroprojecteur, tableau, etc.), luminosité, climatisation, insonorisation, hauteur sous plafond…

4) Le budget

Le budget est un élément clé du choix du lieu pour votre projet événementiel. Il est nécessaire de le définir en amont afin d’orienter les recherches en fonction des tarifs proposés. Faire appel à des professionnels du Venue Finding vous permettra de profiter des meilleurs tarifs et d’une plus grande marge de négociation. Il est recommandé de réaliser plusieurs devis afin de comparer les différentes offres.

5) L’environnement

L’environnement est un critère primordial lorsque vous organisez un séminaire. Vos collaborateurs devront se sentir à l’aise pour que les séances de travail soient productives et les échanges facilités. Le cadre doit être confortable et accueillant pour plaire aux employés. Vous aurez le choix parmi différents hôtels, étoilés pour certains, qui sauront répondre à vos attentes pour votre séjour.