Location salle conférence

Louer une salle de conférence : le guide

Une conférence permet de réunir différentes personnes afin d’échanger sur un sujet donné. Le plus souvent, un orateur, le conférencier, fait son exposé devant un public. Un temps pour discuter et débattre est souvent organisé pour permettre à tous de participer. De nombreuses entreprises organisent des conférences afin de permettre aux salariés d’évoluer et d’apprendre plus encore sur un domaine. La conférence est un bon moyen pour former, informer, débattre et échanger afin d’impliquer et motiver votre équipe. L’événement sera l’occasion de construire une nouvelle stratégie, présenter les résultats, faire émerger des idées… L’organisation d’une conférence demande de la préparation en amont notamment pour le choix du lieu et la location de la salle ou des salles.

Où organiser une conférence ?

Le lieu de votre événement professionnel va conditionner la réussite de la conférence. Que vous cherchiez par vos propres moyens ou en faisant appel à notre agence spécialiste du Venue Finding, il est important de placer le choix du lieu événementiel idéal au cœur de votre réflexion. Votre formation, réunion, salon, réception, conférence doit être organisé dans un lieu chaleureux et agréable.

Différents lieux proposent des prestations complètes pour l’organisation d’une conférence avec café d’accueil, déjeuner et apéritif de clôture. Afin de comparer les offres, vous devez définir certains critères :

  • Luminosité et éclairage
  • Capacité d’accueil
  • Agencement des tables et chaises
  • Équipements sur place (micro, rétroprojecteur, Wifi…)
  • Présence d’une scène
  • Climatisation
  • Espace détente

Il est conseillé de faire différents devis pour la réservation d’une salle de conférence. Les établissements vous proposeront certainement plusieurs prix en fonction de vos besoins et des formules qui vous intéressent. Ils pourront mettre à votre disposition plus ou moins d’équipements. Réalisez une sélection des lieux qui semblent répondre à vos attentes pour comparer chaque offre.

Comment choisir le lieu de conférence idéal ?

Le choix du lieu va dépendre de la durée de la conférence, du nombre de participants, de la localisation… Si vous souhaitez organiser un séminaire sur plusieurs jours, en France ou à l’étranger, avec différentes conférences prévues au programme, il sera plus judicieux d’organiser votre événement professionnel tel qu’un séminaire dans un hôtel. En revanche, si vous décidez d’organiser une ou plusieurs conférences sur une journée, vous pouvez tout à fait louer une salle adaptée ou bien plusieurs dans un centre des congrès. Les salons professionnels ou encore les réunions nécessitent un lieu adapté à la prise de parole.

Certaines salles de réunion sont spécialement conçues pour accueillir des événements de type conférence comme un amphithéâtre par exemple dont la disposition est particulièrement adaptée. Elles disposent de tous les équipements nécessaires au bon déroulement de l’événement et sont modulables pour accueillir l’ensemble des participants. Configurez l’espace en fonction de vos besoins et de vos contraintes pour une conférence sur-mesure. La location d’une salle de conférence offre de nombreux avantages en termes de logistique. Si vous souhaitez organiser une conférence dans un lieu qui n’est pas dédié à cet effet, vous devrez mettre en place tout le matériel nécessaire.

Vous pourrez même créer des espaces détente, restauration ou encore un bureau isolé en plus de l’auditorium afin de permettre aux invités de profiter de la conférence, mais également de pouvoir échanger autour d’un verre ou de pouvoir travailler au calme.