Location salle de réunion

Louer une salle de réunion : ce qu’il faut savoir

Une réunion est une occasion de rassembler les collaborateurs afin d’échanger et d’informer. Cet événement peut intervenir pour transmettre des informations, pour une formation, pour réaliser le suivi d’un dossier, faire avancer un projet, débloquer une situation, mettre en place un atelier… Organiser une réunion demande donc de la préparation pour les entreprises et de choisir un lieu parfaitement adapté pour accueillir les participants et pouvoir travailler dans les meilleures conditions. Vous pouvez effectuer des recherches de votre côté ou bien recourir aux services de Venue Finding de Smile Evénements qui se chargera pour vous de trouver le lieu idéal pour votre réunion et vous accompagnera pour la réservation. Vous profiterez ainsi des meilleurs tarifs sur le marché.

Où organiser une réunion ?

Formations, réunions, conférences… le cadre est un élément essentiel pour la réussite de votre événement. Vos recherches vont s’orienter en fonction de l’objectif de votre réunion. Choisissez un style de salle qui s’adapte à votre événement.

Si vous décidez d’organiser un séminaire professionnel sur plusieurs jours, avec différentes réunions, il est recommandé de choisir un lieu, qui puisse vous accueillir pour la nuit, les repas et qui offre également des salles de travail adéquates, tel qu’un hôtel par exemple.

Pour une réunion sur une journée ou une demi-journée, privilégiez la location d’une salle de réunion seule. Différents lieux proposent la location de salles spécialement conçues pour accueillir des groupes de travail.

Vous devrez penser à la situation du lieu pour que les participants invités puissent s’y rendre facilement. Vous pourrez choisir une salle de conférence et de réunion située au cœur du centre-ville ou à proximité d’une grande ville.

Comment choisir une salle de réunion ?

Parmi les différentes salles disponibles, il n’est pas évident de faire un choix. Listez les critères essentiels pour vous qui vous permettront de prendre votre décision.

Une salle de réunion est avant tout un lieu de travail. Elle doit donc être équipée de manière à pouvoir mener à bien la réunion. Le choix de votre salle de réunion va dépendre de différents critères. Vous devrez vous assurer qu’elle dispose bien du matériel dont vous avez besoin sur place :

  • Rétroprojecteur
  • Prises
  • Tableau
  • Wifi
  • Tables et chaises
  • Micro

D’autres éléments sont à prendre en compte pour choisir le lieu idéal pour votre événement. Vous devez définir vos besoins et vos contraintes afin de pouvoir comparer les offres et choisir celle qui correspond à vos attentes. Certains points vont, en effet, déterminer votre choix :

  • La capacité d’accueil
  • La durée de la réunion
  • Le nombre de salles désirées
  • Le prix
  • La luminosité
  • L’insonorisation
  • L’accessibilité PMR
  • La situation et l’accès en transport
  • Espaces détente pour prendre le café

Votre salle de réunion doit être agréable pour vos invités et favoriser les échanges. Choisissez un lieu événementiel dans lequel vous serez à l’aise et où tous les participants pourront s’asseoir.

Comment aménager une salle de réunion ?

L’aménagement de la salle de réunion est un point important. Pour préparer votre salle, le mieux est de pouvoir s’y rendre la veille ou le jour J avant que ne débute la réunion.

Certains espaces de coworking sont modulables pour vous permettre de créer une salle sur mesure pour votre événement professionnel.

La disposition des tables et des chaises doit permettre aux participants d’échanger facilement et de se voir. Pensez également à laisser suffisamment d’espace entre les personnes. Par ailleurs, certains professionnels ont besoin de consulter des documents pendant la réunion et ont donc besoin d’encore plus d’espace de travail.