Lieu événementiel : Trouver le lieu idéal

Lors de l’organisation d’un événement professionnel (séminaire, réunion, conférence, cocktail, soirée, convention…), le choix du lieu est primordial. Il va en effet être conditionné par les activités prévues, la région choisie, le budget… Pour autant, c’est un facteur qui participe grandement à la réussite de votre événement. Le cadre de votre événement doit être agréable et représenter les valeurs de votre entreprise. Vous devez donc y apporter la plus grande importance. Pour orienter vos recherches et comparer les lieux, que vous vous en chargiez vous-même ou que vous fassiez appel à un Venue Finder, vous devrez lister vos besoins et définir vos critères.

Les critères de choix du lieu événementiel

Château, palais des congrès, hôtel, villa, domaine, péniche, parc naturel, salles de réunion, lieu atypique… vous avez le choix parmi une large sélection, en France et à l’étranger, pour l’organisation de votre événement professionnel. Vous devrez avoir défini le contenu et l’objectif de votre événement pour choisir le lieu approprié pour accueillir vos collaborateurs. D’autres éléments indispensables devront être déterminés afin de vous aider dans votre prise de décision :

Durée de l’événement : Si votre séminaire se déroule sur plusieurs jours, vous devrez inclure dans votre choix de location de votre lieu de séminaire sa capacité. Il devra pouvoir les accueillir la ou les nuit(s), ou qui soit situé à proximité d’un hébergement et d’un restaurant. Un hôtel ou des chambres d’hôte sont dans ce cas privilégiés. En revanche, si vous organisez une soirée ou une journée team building, vous pourrez vous concentrer sur la recherche d’un espace de réception uniquement.

Capacité d’accueil : Le nombre de participants est un critère essentiel qui va orienter les recherches. La taille du lieu événementiel devra permettre de réunir tous les employés tout en offrant suffisamment d’espace et d’aisance pour circuler. Vous devrez penser à ce que tous les invités puissent s’asseoir dans la salle.

Budget : Votre budget délimite évidemment les possibilités qui s’offrent à vous. Vous devrez prendre en compte l’ensemble des coûts relatifs à votre événement pour attribuer un budget précis à la location d’un lieu événementiel. Réalisez plusieurs devis pour comparer les offres. Les lieux événementiels vous proposeront des prix différents en fonction de vos besoins.

Type d’événement : Le type d’événement que vous souhaitez organiser est déterminant dans le choix du lieu. Conférence, réunion, groupes de travail… nécessiteront des espaces adéquats et équipés pour s’asseoir et échanger. La capacité de la salle de conférence est un critère crucial. Pour ce qui est d’une soirée, vous pourrez miser sur un lieu insolite qui impressionnera votre équipe, une salle suffisamment grande pour accueillir tout le monde dans un climat festif.

Situation et accès : La situation du lieu est à définir en amont. Vous devrez penser à l’accessibilité des personnes à mobilité réduite, à l’accès en transport, à la situation de l’établissement vis-à-vis des commodités et centres d’activités choisis, etc. Vous pourrez choisir d’organiser votre événement à proximité du centre-ville ou au cœur d’un espace naturel unique pour profiter du calme. Chaque possibilité offre de nombreux avantages.

Les questions à se poser pour trouver le lieu parfait

Une fois que vous aurez déterminé le type de lieu qui vous semble le plus adapté pour votre événement, vous devrez penser à établir une liste répertoriant les différentes questions auxquelles l’établissement d’accueil devra répondre. Vous devrez, en effet, vous informer sur les équipements disponibles sur place afin de choisir parmi la sélection d’établissements.

L’établissement dispose-t-il d’une salle de réunion équipée (Wifi, tableau, rétroprojecteur, prises, etc.) ?
Quelle est la capacité d’accueil (assise et debout) ?
Quelles sont les facilités de livraison et de stockage ?
Les salles sont-elles insonorisées ?
Le lieu est-il aux normes et dispose-t-il d’un accès PMR ?
La présence d’un régisseur technique le jour J est-elle prévu ?
Y a-t-il un espace détente pour les invités ? Un vestiaire ? Un parking ?
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